Best practice per l'interpretariato di videoconferenza

Le limitazioni e il distanziamento sociale conseguiti alla pandemia di COVID-19 hanno obbligato a ripensare il servizio di interpretariato simultaneo tradizionalmente offerto in cabina per eventi, meeting e conferenze (le cabine, anche se distanziate dal pubblico, sono comunque troppo anguste per permettere una distanza di sicurezza tra i due interpreti). E la riorganizzazione del servizio da remoto beneficia dell'osservanza di alcuni accorgimenti o best practice, attualmente in corso di definizione, che illustro di seguito. 

La riorganizzazione del servizio di video-interpretariato risponde al bisogno di offrire un supporto multilingue a eventi, conferenze e tavole rotonde anch’esse trasposte in ambiente virtuale, ponendo l’esperienza virtuale al centro di un nuovo modello di interazione. Riconoscendone i benefici, tutti noi ci stiamo progressivamente adeguando a questo nuovo modello, imparando a superare le limitazioni del virtuale e definendo nuove strategie per una comunicazione senza barriere, comprese quelle linguistiche. Nuove piattaforme offrono esperienze virtuali di conferenza simili alle conferenze in presenza favorendo l'interazione tra i partecipanti (vedi hopin.to e remo.com o strumenti webinar come Zoom) con opportunità di networking digitale, forum di discussione, interazioni 1:1 e di gruppo on-demand. Con ovvi benefici per l’ambiente (nessuna necessità di trasferta) e ampliando il bacino di potenziali utenti.

Non mi soffermerò sui tool di conferenza, egregiamenti spiegati in questo post di hootsuite , ma sul  requisito di inclusività ivi menzionato che manca, a mio avviso, di un importante elemento. Perché per rendere un evento veramente inclusivo e aperto ad un pubblico internazionale, font, linguaggio e colore su ogni touch-point non bastano: il meeting è inclusivo solo se lo capisco bene. E per questo serve l'opzione multilingue su tutti i touch-point, che in una conferenza viene resa attraverso l'interpretazione simultanea. Immagina la portata di un tuo evento digitale se lo puoi estendere ad un pubblico multiculturale, con relatori di talento che parlano una madrelingua diversa da quella della conferenza ma vengono capiti da tutti e con un pubblico che si moltiplica proporzionalmente al numero di lingue che supporti, senza i vincoli di spazio imposti da un luogo fisico. Includere l'opzione multiculturale ha senso per incrementare le possibilità di successo della propria conferenza o evento.

Di seguito alcune delle migliori pratiche sinora distillate dalla nostra esperienza per un servizio ben funzionante.

1. Stabilisci la app da utilizzare. Esistono fondamentalmente 3 opzioni:  1. piattaforme di videoconferenza con funzione di interpretariato nativa; 2. sistemi di video-interpretariato stand-alone; 3. App che si innestano sulle diverse piattaforme di videoconferenza esistenti, ampliandole della funzionalità di interpretazione (connettori). Nimdzi, una società di ricerca di settore, ha recentemente compilato un inventario delle attuali tecnologie per il video-interpretariato simultaneo disponibili sul mercato, che descriverò in dettaglio nei prossimi post. Se il costo è un fattore decisivo, la tecnologia più conveniente è quella di videoconferenza con funzione di interpretazione nativa, tipo Zoom. Alcune delle funzionalità tipiche di una tecnologia specialistica di interpretariato (come l'interpretariato a relè, che usa come lingua di partenza una lingua interpretata, l'ascolto di altri interpreti e una migliore coordinazione quando si passa da un interprete all'altro) potrebbero però non essere comprese.
2. Considera il fuso orario.  E’ bene organizzare una conferenza virtuale tenendo conto del fuso orario del potenziale partecipante. Non ha senso attivare lingue per zone geografiche in fusi non “fisiologici”. L’evento può essere, ad esempio, pianificato per  Europa, Africa e Medio Oriente e relative lingue.  Oppure includere America del Nord e del Sud, con relative combinazioni linguistiche. O ancora comprendere Giappone, Australia, Nuova Zelanda e i paesi compresi tra questi meridiani, attivando le rispettive lingue. Il concetto mi sembra chiaro.
3. Programma la durata degli interventi. Gli interpreti simultanei lavorano in coppia (2 per ogni combinazione linguistica attiva). Per un evento, servono quindi 2 interpreti per ogni combinazione linguistica attiva. Gli interpreti si alterneranno a intervalli di 30', perché su periodi più lunghi può subentrare un sovra-affaticamento cognitivo che può incidere sulla qualità della prestazione. Se si tratta di un meeting bilingue, assicurati di selezionare interpreti con due lingue attive.  Quando gli interpreti simultanei siedono fianco a fianco in cabina, è facile coordinare l’alternanza a regolare cadenza, a prescindere dalla lunghezza del discorso dell'oratore. Se i due interpreti lavorano da ubicazioni diverse, coordinare l’alternanza è più difficile. Per questo motivo, ha senso intervenire sulla lunghezza degli interventi, programmandoli a cadenze regolari. Fissando gli interventi a 30', ogni interprete può seguire uno specifico relatore, offrendo un’esperienza più piacevole all’ascoltatore e ovvi benefici per la preparazione della prestazione, ad esempio in termini terminologici.  Se gli interventi sono di maggior durata, ha senso programmare una pausa di 3 minuti ogni 30’, che dovrà essere opportunamente segnalata agli interpreti che potranno così alternarsi senza sovrapposizioni (alcune piattaforme e connettori offrono un'esperienza di coordinamento migliore di altre).
4. Incoraggia i relatori a parlare nella rispettiva madrelingua. In definitiva è questo è il motivo per cui avete incaricato un interprete. Non ha senso che un relatore si esprima in inglese se la sua padronanza della lingua non è pari a un madrelingua. Nessuno apprezza un accento che impedisce la buona comprensione di un intervento, tantomeno nel caso di interpretariati altamente tecnici. E a nessuno piace ascoltare in video un relatore che legge velocemente un powerpoint.
5. Incoraggia i relatori a non “leggere” i loro interventi, soprattutto se contengono cifre e concetti altamente tecnici. E’ facile scivolare nella modalità di pura lettura se davanti a noi non vediamo che un computer. Ma il relatore dovrebbe sforzarsi a usare un tono conversazionale, parlare lentamente e chiaramente, scandire bene i numeri e utilizzare un microfono di buona qualità: è bene ricordare che in ambiente virtuale agli interpreti mancano altre importanti informazioni prossemiche. Formulazioni chiare, concise e ben argomentate dei relatori contribuiscono a migliorare l’esperienza di conferenza.
6. Fornisci agli interpreti una copia dei materiali presentati dal relatore con almeno 3 giorni di anticipo sulla data della conferenza. Per una buona prestazione di interpretariato, gli interpreti devono prepararsi con la terminologia pertinente e aver ben chiaro l'argomento trattato. Più è tecnico, maggiore è il tempo necessario per la preparazione.
7. Ricordati che l'interprete non è assistito da un tecnico (come invece è prassi nelle conferenze tradizionali). Metti in programma una sessione di prova del sistema insieme all’interprete PRIMA della data della conferenza e assicurati che non vi siano problemi tecnici, di accesso e di autorizzazioni per l’interprete.
8. Chiedi all'interprete di collegare il suo PC direttamente al router con connessione Ethernet per ridurre le possibili interruzioni dovute a problemi di connettività. Assicurati che l’interprete stia utilizzando una connessione a banda larga e stabile. Se il laptop dell'interprete è privo di porta Ethernet, prepara un piano B per eventuali interruzioni di connessione e testalo  con tutti gli interpreti coinvolti PRIMA della conferenza (ad esempio, passaggio immediato all'altro interprete ad un segno dato dal moderatore o notifica con l'applicazione di messaggistica).
9. Ricordati che la tecnologia non è infallibile. I problemi possono verificarsi anche con connessioni eccezionali e la prestazione di interpretariato da remoto può risentire delle insufficienze di banda dei relatori. Una conferenza virtuale di 8 o 9 ore senza problemi di connessione è cosa rara.
10. Assicurati che i microfoni vengano sempre disattivati quanto i partecipanti non parlano. Ogni rumore che interferisce con la comunicazione rende più difficile il lavoro degli interpreti. E' buona prassi fare delle brevi pause (30’’) al passaggio da una lingua all’altra per dare all'interprete la possibilità di adeguarsi o di passare la comunicazione al collega.

A mio avviso, la teleconferenza potenziata con un servizio di l'interpretazione a distanza in simultanea rappresenta un’alternativa plausibile e valida al servizio di interpretariato in cabina. Ed è probabile che in futuro, una connettività e un internet più stabili creino i presupposti per scenari ibridi, in cui conferenze fisiche vengono assistite con servizi di video-interpretariato simultaneo da remoto. Con l'ulteriore vantaggio di poter davvero attrarre i migliori talenti presenti sul mercato per la specifica specialità, perché l’ubicazione dell'interprete non è più un criterio limitante.

Se hai bisogno di un aiuto, InterpretDirect, il nostro servizio dedicato all'interpretariato a distanza, è a tua disposizione.